„Nur zusammen kommen wir auf 100”: Mit einer demonstrativen Kürzung ihres Logos um 27 Prozent beteiligt sich die IHK Darmstadt an der DIHK-Aktion für Weltoffenheit und Vielfalt in der deutschen Wirtschaft.
Nr. 78025
Gemeinsame Pressemeldung

Das HUB31 wächst: Mehr Fläche und mehr Gesellschafter

Das Darmstädter Gründerzentrum HUB31 ist eine Erfolgsgeschichte. In seinem sechsten Jahr wird es seine Fläche um fast ein Viertel erweitern, um noch mehr Gründerinnen und Gründern Raum zu bieten. Zudem werden gewachsene Netzwerke zu festen Partnerschaften: Die Hochschule Darmstadt (h_da) und die Technische Universität Darmstadt (TU) werden neben der Wissenschaftsstadt Darmstadt und der IHK Darmstadt Rhein Main Neckar Mitgesellschafterinnen.

Gemeinsame Pressemeldung vom 20. November 2023

Das HUB31 ist auf Wachstumskurs. Das Gründerzentrum hat seine Flächen um knapp 1.000 auf 5.600 Quadratmeter erweitert. Die neuen Flächen lassen sich in 24 Büros aufteilen. „Die Nachfrage ist groß“, sagen die beiden Geschäftsführer Laura Melina Abascal y Ballester und Prof. Dr. Klaus-Michael Ahrend. Zum einen wollten neue Gründerinnen und Gründer ins HUB31 einziehen und zum anderen gebe es auch Interesse vonseiten der bisherigen Start-ups, ihre Flächen zu vergrößern.
Vertragsunterzeichnung der vier Gesellschafterinnen. TU und h_da halten künftig jeweils zehn Prozent am HUB31 (von links): Robert Lippmann (IHK Darmstadt), Prof. Dr. Nicole Saenger (h_da), Prof. Dr. Thomas Walther (TU Darmstadt) und der Oberbürgermeister der Wissenschaftsstadt Darmstadt Hanno Benz.
© IHK Darmstadt / Jens Steingässer
Laura Melina Abascal y Ballester, Geschäftsführerin HUB31
© IHK Darmstadt / Jens Steingässer
Prof. Dr. Klaus-Michael Ahrend, Geschäftsführer HUB31
© IHK Darmstadt / Jens Steingässer
Rundgang durch das HUB31
© IHK Darmstadt / Jens Steingässer
Rundgang durch das HUB31
© IHK Darmstadt / Jens Steingässer
Rundgang durch das HUB31
© IHK Darmstadt / Jens Steingässer
Rundgang durch das HUB31
© IHK Darmstadt / Jens Steingässer
Seit seiner Gründung vor sechs Jahren haben 118 Start-ups das HUB31 genutzt. Aktuell haben sich 48 junge Unternehmen in den Büros in der Hilpertstraße 31 niedergelassen. Noch sind fast alle Gründerinnen und Gründer, die sich im HUB31 angesiedelt hatten, am Markt. Von 118 existieren heute noch 112 Start-ups.
Hanno Benz, Oberbürgermeister der Stadt Darmstadt
© IHK Darmstadt / Jens Steingässer
„Der Erfolg der Gründer und die ungebrochene Nachfrage nach Flächen zeigt: Wir verfolgen als Wissenschaftsstadt eine weiterhin gewinnbringende und zukunftsorientierte Strategie“,  sagt Oberbürgermeister Hanno Benz. „Gemeinsam mit der IHK Darmstadt haben wir eine deutschlandweit einzigartige Kooperation zwischen einer IHK und einer Kommune geschlossen. Die Gründer von heute sind die Arbeitgeber von morgen und sorgen für die wichtige Wertschöpfung in Darmstadt und der Region“, so Benz.
Robert Lippmann, IHK-Hauptgeschäftsführer
© IHK Darmstadt / Jens Steingässer
„Die Marktfähigkeit unserer Gründer ist ein Beleg dafür, wie leistungsfähig das Netzwerk ist, das das HUB31 den Gründern zur Verfügung stellt. So werden aus Ideen Innovationen und aus Innovationen Firmen. Hier finden Sie breite Unterstützung und Anbindung an Unternehmen und Hochschulen“, sagt IHK-Hauptgeschäftsführer Robert Lippmann über das Gründer-Ökosystem. „Und auch wir selbst flankieren die Existenzgründungen mit zahlreichen Beratungsangeboten und Netzwerkveranstaltungen“, so Lippmann.
„Wir haben eine vitale Gründerszene in Südhessen, die im HUB31 die Unterstützung findet, die Gründer brauchen“, sagen auch die beiden Geschäftsführer Laura Melina Abascal y Ballester und Prof. Dr. Klaus-Michael Ahrend. „Wir sind daher weit mehr als ein Co-Working-Space. Wir bieten Zugang zu einem breiten Netzwerk aus Wissenschaft und Forschung sowie Unternehmen und Verbänden. Wir bieten selbst und mit Partnern Veranstaltungen an, die den Gründern beispielsweise helfen, sich zu vermarkten oder an Fördertöpfe und potenzielle Investoren zu kommen.“
Und das Netzwerk wird nun noch stärker. TU Darmstadt und h_da erweitern ab sofort den Kreis der Gesellschafterinnen. Am 20. November haben die Mehrheitsgesellschafterinnen aus Stadt Darmstadt und IHK Darmstadt, vertreten durch Oberbürgermeister Hanno Benz sowie IHK-Hauptgeschäftsführer Robert Lippmann den neuen Gesellschaftervertrag mit den neuen Minderheitsgesellschafterinnen der Hochschule Darmstadt und der Technischen Universität Darmstadt auf einer gemeinsamen Pressekonferenz unterschrieben. TU und h_da halten künftig einen Anteil von jeweils zehn Prozent am HUB31. Damit wird die Finanzierung des HUB31 auf mehr Schultern verteilt und die Gründungslandschaft noch enger mit dem Hochschul- und Forschungsbetrieb verzahnt.
Prof. Dr. Thomas Walther, TU Darmstadt
© IHK Darmstadt / Jens Steingässer
„Ideen brauchen Raum: in Köpfen zum Entstehen, in Co-Working-Spaces zum Weiterentwickeln und in Experimentalbereichen wie Laboren zum Ausprobieren“, unterstreicht Professor Dr. Thomas Walther, Vizepräsident der TU Darmstadt für Innovation und Internationales. „Doch nicht der Platz allein, sondern die vielfältigen Angebote in ihrer Gesamtheit machen das HUB31 für unsere Start-ups so wertvoll. Die Beteiligung der TU Darmstadt im Verbund Wissenschaft, Wirtschaft und Stadt ist deshalb der logische nächste Schritt zur Stärkung des Innovationsstandortes Darmstadt und der gesamten Region, den wir gerne gehen.“
Prof. Dr. Nicole Saenger, Hochschule Darmstadt
© IHK Darmstadt / Jens Steingässer
„Kernziel des Studiums an der Hochschule Darmstadt ist die Vorbereitung junger Menschen auf die berufliche und unternehmerische Praxis. Daher begrüßen wir die künftig noch engere Verflechtung mit dem Gründungsökosystem-Netzwerk und freuen uns auf die Kooperation mit IHK, der Wissenschaftsstadt Darmstadt und der TU Darmstadt im HUB31“, sagt Prof. Dr. Nicole Saenger, Vizepräsidentin für Forschung und Nachhaltige Entwicklung der h_da. „Im Rahmen von YUBIZZ, der Gründungsinitiative der h_da, werden wir zahlreiche Ideen für gemeinsame Formate und Kooperationsmöglichkeiten einbringen. Davon werden Studierende und forschende Wissenschaftler*innen profitieren.“
Wir sind … weit mehr als ein Co-Working-Space.

Laura Melina Abascal y Ballester und Prof. Dr. Klaus-Michael Ahrend

Zahlen und Fakten zum HUB31

Wie viele Gründer sind aktuell im HUB31?
  • Aktuell 48 Unternehmen. Im Dezember ziehen fünf weitere ein.
Welche Branchen sind bei den Start-ups vertreten?
Die Branchen sind vielfältig. Hier einige Beispiele:
  • Technologie
  • Künstliche Intelligenz
  • Robotik
  • Internet of Things
  • Mobilität
  • Energie
  • Nachhaltigkeit
  • IT
  • Kommunikation
  • Musik
  • Gesundheit
Wie viele Mitarbeiter haben die Start-ups im HUB31?
  • 1-70 Personen
Wie hoch ist der Quadratmeterpreis?
  • 11,00 Euro bzw. 16,50 Euro inkl. Nebenkosten
Wie groß ist die Werkstattfläche?
  • 14 Räume (Büros, Labore & Werkstätten) auf ca. 850 Quadratmetern
Wie viele Gründer sind von Anfang an im HUB und nie ausgezogen?
  • Knapp die Hälfte sind von Beginn an dabei und seither nie ausgezogen. Teils sind sie im Haus gewachsen.
Was nutzen die Start-ups gemeinsam?
  • Alles, bis auf die Büros und Arbeitsplätze im Co-Working. Konferenz- und Meetingräume, Telefonzellen, Besprechungsecken, Lounge, Garten, Duschen etc.
Wie viele Büroräume gibt es?
  • 64 Büros im Erdgeschoss und im ersten Obergeschoss 22 Arbeitsplätze im Co-Working, 18 Arbeitsplätze im Akzelerator, 4 Konferenz- und Meetingräume, 1 Eventfläche inkl. Garten, LAB³ mit 14 Räumen (Büros, Laboren & Werkstätten)
Wie viel Fläche nehmen Co-Working-Plätze ein?
  • Der Co-Working-Bereich hat eine Größe von 323 Quadratmetern mit 22 Arbeitsplätzen. Die Plätze sind monatlich buchbar und jedem Mieter fest zugeordnet, sodass die Mieter sich dort auch einrichten können.
Wie hoch ist der Jahresumsatz des HUB31?
  • Rund 600.000 Euro 
Wie viel Zuschuss benötigt das HUB31 jährlich?
  • Zwischen 300.000 und 400.000 Euro. Hier gibt es Potenzial für Sponsoren.
Wie viele Gründerpreisgewinner zählt das HUB31?
  • Zahlreiche, u.a. Etalytics, Energy Robotics, IoT Venture
Welche Leistungen können Gründer im HUB31 in Anspruch nehmen?
  • Voll möblierte Büroräume im EG, Co-Working und Akzelerator
  • Besprechungsecken, Konferenz- und Meetingräume sowie Telefonkabinen
  • Zugang zu einem hochkarätigen Netzwerk
  • Coaching & Mentoring
  • (Netzwerk-)Veranstaltungen und Workshops
  • Zugang zu Investor:innen
  • Start- und Wachstumsunterstützung aus dem Netzwerk
  • Start-up-Community
  • Labore und Werkstätten im LAB³ e.V.
  • Symmetrische Glasfaseranbindung
  • Druck-, Wasser- und Kaffee-Flatrate
  • Duschen
  • Zahlreiche Partnerangebote (bspw. Vergünstigung beim Fitnessstudio)
  • u.v.m.
Wie steht Darmstadt bei den Gründungen im bundesweiten Vergleich da?
  • Gemessen an der Einwohnerzahl liegt Darmstadt mit 10,6 Neugründungen pro 100.000 Einwohner bundesweit auf dem vierten Platz (Start-up-Verband, Juli 2023). Im Jahr 2022 lag Darmstadt noch auf Platz 13.
  • Mit 7,8 Gründungen je 100.000 Einwohner landete Frankfurt bei der Gründungsintensität auf Rang 7.
Die Spitzenplätze bei den Gründungen pro Kopf sehen damit wie folgt aus:
  1. München
  2. Berlin
  3. Karlsruhe
  4. Darmstadt
  5. Heidelberg
Veranstaltungstipp

IHK-Praxis-Workshop "Businessplan" (online)

Businessplan für Einsteiger mit der Unternehmenswerkstatt

Sie wollen sich selbstständig machen? Vielleicht aus der Arbeitslosigkeit und dafür einen Gründungszuschuss beantragen? Mit einem durchdachten Businessplan schaffen Sie Vertrauen und präsentieren sich als kompetenter Antragsteller beziehungsweise Geschäftspartner.

In diesem Workshop zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Business- und Finanzplan in der IHK-Unternehmenswerkstatt erstellen. Sie lernen, worauf es grundsätzlich beim Businessplan ankommt und wie das Businessplan-Tool der Unternehmenswerkstatt funktioniert.

Die Teilnahme an dem zweieinhalbstündigen Online-Workshop ist kostenfrei und auf Interessenten aus dem IHK-Bezirk Darmstadt beschränkt. Eine Anmeldung ist erforderlich.
Technische Voraussetzungen: Sie benötigen einen PC oder Laptop, ein Smartphone oder einen Tablet-PC mit einer stabilen Internetverbindung und bestenfalls ein Headset. Wenn Sie nur zuhören möchten, genügt ein Lautsprecher.
Veranstaltungstipp

IHK-Startup-Briefing

Die Webinarreihe ist speziell auf die Fragen von Startups, Gründern und jungen Unternehmen zugeschnitten. Informieren Sie sich schnell und kompakt zu relevanten Themen in der Anfangsphase Ihres Unternehmens.
Die Reihe findet in Kooperation mit dem HUB31 Technologie- und Gründerzentrum Darmstadt statt.
Technische Voraussetzungen: Sie benötigen einen PC oder Laptop, ein Smartphone oder einen Tablet-PC mit einer stabilen Internetverbindung und bestenfalls ein Headset. Wenn Sie nur zuhören möchten, genügt ein Lautsprecher.
RKW Hessen

Geförderte Unternehmensberatungen

Wenn sie eine externe Beratung in Anspruch nehmen möchten, können sie für diese finanzielle Unterstützung erhalten. Bezuschusst werden beispielsweise Beratungen zur Liquiditätssicherung,  zur Digitalisierung, zu Kosteneinsparungen bei Energie oder Abfall, aber auch zur Neupositionierung durch ein neues Marketingkonzept.
Besteht auch in Ihrem Unternehmen Beratungsbedarf, beispielsweise in den Bereichen Personalentwicklung, Vertrieb, Energieeffizienz? Oder benötigen Expertenwissen im Bereich Digitalisierung, Finanzierung oder Unternehmensnachfolge?
Kleine und mittlere Unternehmen können für Beratungsleistungen in diesen Feldern vom Land Hessen, dem Bund oder der Europäischen Union Zuschüsse erhalten und hierfür die Hilfe des Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft e. V. (RKW) in Anspruch nehmen.
Das RKW Hessen ist eine Interessenvertretung der Wirtschaft und wird von Unternehmen, Verbänden, Kammern, Kreditinstituten und der hessischen Landesregierung getragen.
Das RKW unterstützt bei der Konkretisierung der Beratungsinhalte. Es greift auf ein Experten-Netzwerk zurück und hilft bei der Beraterauswahl.  Es begleitet das Projekt bis zum erfolgreichen Abschluss. In einem kostenfreien Beratungsgespräch werden Ihre Fragen beantwortet. Hierzu hat die IHK Darmstadt eine regelmäßige Sprechstunden eingeführt.

Kostenfreie Sprechstunden

Gründer*innen und Unternehmer*innen haben die Möglichkeit, sich in unseren kostenfreien Sprechstunden externen Rat zu den verschiedensten Themen zu holen. Ob Steuer-, Finanzierungs-, Marketing- oder Rechtsthemen: in unseren Online-Terminen finden Sie Expertise und Unterstützung. Vereinbaren Sie jetzt Ihren persönlichen Gesprächstermin.
Grundlagen

Kassenführung

Kassen als Prüfungsschwerpunkt

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden vermehrt ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab, was oftmals zu Hinzuschätzungen führt. Im schlimmsten Fall kann es sogar zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.

Die aktuellen Anforderungen

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie zum Beispiel die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen.
Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:
  • Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden.
  • Ab dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.
  • Hierdurch wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!
  • 2018 wurde auch die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen.
  • Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z.B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.
Offene Ladenkasse: Unternehmer, die bisher keine Registrierkasse benutzen oder kein elektronisches System verwenden, sind nicht zur Anschaffung gezwungen. Eine allgemeine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse besteht weiterhin nicht.

Mit dem Steuerberater und dem Kassenhersteller abstimmen!

Vor der Entscheidung für ein Kassensystem gilt es, sich sehr genau mit den Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kassenführung“ auseinanderzusetzen. Hilfestellung können hierbei Steuerberater und die Kassenhersteller geben.

Die Kassen-Nachschau als Prüfinstrument

Die Finanzbehörden haben bereits seit 2018 die Möglichkeit von unangemeldeten Kassenkontrollen, der sogenannten Kassen-Nachschau. Das ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle respektive Datenträgerüberlassung ermöglicht werden.
Die Finanzverwaltung erläuterte mit dem Schreiben vom 29. Mai 2018 die Einzelheiten der Kassen-Nachschau wie folgt:
  • Der Kassen-Nachschau unterliegen nicht nur elektronische und PC-gestützte Registrierkassen, sondern - neben Taxametern, Wegstreckenzählern, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Geldspielgeräten - auch offene Ladenkassen.
  • Die Entscheidung, ob während der Kassen-Nachschau ein Kassensturz durchgeführt wird, liegt im Ermessen des Prüfers.
  • Die Kassen-Nachschau darf während der üblichen Geschäftszeiten, aber auch außerhalb dieser Zeiten vorgenommen werden, sofern im Unternehmen noch/schon gearbeitet wird (Arbeitszeiten).
  • Der Prüfer kann inkognito die öffentlich zugänglichen Geschäftsräume betreten, die dortigen Vorgänge beobachten und Testkäufe vornehmen. Die eigentliche Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassenabläufe beginnen. Der Prüfer hat sich erst dann auszuweisen, wenn er die nicht der Öffentlichkeit zugänglichen Geschäftsräume betreten möchte oder Einsicht in das elektronische Aufzeichnungssystem verlangt.
  • Bei Abwesenheit des Steuerpflichtigen oder seines gesetzlichen Vertreters (z. B. Geschäftsführer einer GmbH, Paragraf 35 GmbHG) sind alle Mitarbeiter zur Mitwirkung verpflichtet, soweit diese hierzu tatsächlich in der Lage sind und rechtlich vom Geschäftsinhaber befugt wurden.
  • Neben der Einsichtnahme in kassenrelevante Aufzeichnungen, Bücher und sonstige Organisationsunterlagen und dem Datenzugriff kann der Prüfer Unterlagen und Belege scannen bzw. fotografieren.
  • Die Kassen-Nachschau stellt keine Außenprüfung nach Paragraf 193 AO dar. Sofern Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen bzw. -buchungen oder (ab 1. Januar 2020) der technischen Sicherheitseinrichtung besteht, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Dieses ist schriftlich bekannt zu geben.
  • Da die Kassen-Nachschau keine Außenprüfung darstellt, ist kein Prüfungsbericht anzufertigen. Werden jedoch auf Grundlage der Kassen-Nachschau die Besteuerungsgrundlagen geändert, ist dem Steuerpflichtigen zuvor rechtliches Gehör zu gewähren. Gegen die  Änderungen im Steuerbescheid kann Einspruch eingelegt werden.

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (tSE)

Mit dem „Kassengesetz“ werden Unternehmen darüber hinaus verpflichtet, ab 2020 ihre elektronischen Kassen(-systeme) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) auszustatten. Hierdurch soll verhindert werden, dass Kassendaten nachträglich und unerkannt gelöscht oder verändert werden. Die tSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.
Jeder Kassenzugriff ist nun lückenlos, das heißt fortlaufend nummeriert und manipulationssicher auf einem Speichermedium mit folgenden Daten aufzuzeichnen:
  • Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und -ende bzw. Abbruch
  • laufende Transaktionsnummer
  • Art des Vorgangs
  • Daten des Vorgangs
  • Zahlungsart
  • Prüfwert
  • Seriennummer des Kassensystems oder der tSE
Registrierungspflicht! Unternehmen müssen die Verwendung einer tSE der Finanzverwaltung unter Angabe der Zertifizierungsnummer sowie weiterem Angaben anzeigen. Dieses soll nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck erfolgen. Überdies soll ein elektronisches Meldeverfahren eingerichtet werden.
Hinweis: Mit der Nichtbeanstandungsregelung wird die Mitteilungsfrist bis zu dem Zeitpunkt ausgesetzt, an dem ein elektronisches Meldesystem verfügbar ist.
Verwendet ein Unternehmer ein Kassensystem, das
  • nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht oder
  • nicht durch eine zertifizierte tSE geschützt ist,
stellt dieses eine Ordnungswidrigkeit dar, bei der Geldbußen bis zu 25.000 Euro verhängt werden können.

Buchführungspflicht, Kassentypen, Aufzeichnung und Aufbewahrung

  • Kassenbuch oder nur Kassenbericht?
  • Die unterschiedlichen Kassentypen
  • Aufbewahrung und Aufzeichnung

Wichtige “To Do´s” für die Praxis

  • Kassenbericht/Kassenbuch: Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden.
  • Einzelaufzeichnung: Jeder Verkaufsvorgang ist mit den wichtigsten Angaben aufzuzeichnen. Die Kassenaufzeichnungen sind chronologisch zu erstellen und fortlaufend zu nummerieren. Tageseinnahmen sind getrennt nach dem Steuersatz für die Umsatzsteuer (7 % und 19 %) aufzuzeichnen.
  • Detailtiefe: Grundsätzlich muss jeder verkaufte Artikel genau erfasst werden, wobei eine Zusammenfassung bei gleichen Warengruppen mit gleichem VK-Preis möglich ist. Welche Detailtiefe erforderlich ist, hängt auch vom Artikelportfolio ab: je genauer Sie differenzieren, desto besser!
  • Kassensturzfähigkeit: Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann.
  • Belegpflicht: Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt für sämtliche Tageseinnahmen und -ausgaben.
  • Z-Bons: Ein Tagesendsummenbon (oder auch Kassenabschlussbeleg) muss folgende Pflichtangaben enthalten: fortlaufende und automatisch generierte Nummer des Bons, Name des Geschäfts(-inhabers), Datum/Uhrzeit des Ausdrucks, Bruttoeinnahmen pro Umsatzsteuersatz, Storno-/ Retourbuchungen, Entnahmen bzw. alle weiteren Eingriffsvorgänge in die Kasse, Zahlungsart und Ausdruck des Nullstellungszählers. Die Z-Bons sind zusammen mit Kassenbuch oder den Kassenberichten aufzubewahren.
  • Aufbewahrung der Rechnungen: Rechnungen, die von einer Registrierkasse erstellt wurden, sind aufbewahrungspflichtig. Die Pflichtangaben darauf sind jedoch geringer, wenn es sich um sog. Kleinbetrag­rechnungen (< EUR 250 inkl. Umsatzsteuer) handelt.
  • Nachvollziehbarkeit von Veränderungen: Eintragungen sind so zu korrigieren, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist.
  • Dokumentenmanagementsysteme: Alle in einem Datensystem erzeugten Dateien können nachträglich verändert werden. Dieses gilt nicht nur für Rechnungen im WORD-Format oder Kalkulationen mit EXCEL; dieses gilt auch für erhaltene/erstellte PDF-Dateien oder sonstige Kassendaten, welche zwecks Archivierung (10 Jahre) auf einem Datenträger abgelegt werden. Hier empfiehlt sich die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), welches eine unveränderbare Archivierung („GOBD-konform“) sicherstellt.
Hinweis: Die Informationen und Auskünfte der IHK Darmstadt sind ein ‎Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und ‎erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher ‎Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht ‎übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall, beispielsweise durch einen ‎Rechtsanwalt, Steuerberater oder Unternehmensberater, nicht ersetzen.‎
Merkblatt

Gründungsformalitäten

Wie? Wo? Was? Wir helfen jungen Unternehmern, die richtigen Schritte zu unternehmen.



Aufbewahrung in elektronischer Form

GoBD – Was ist zu tun?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff werfen bei Betrieben Fragen auf. Hier finden Sie kompakt das Wichtigste in Kürze zu den GoBD.

Was ist zugänglich zu machen – welche Systeme sind betroffen?

Alle Systeme, die für Buchungen und die Besteuerung von Bedeutung sind, sind davon betroffen. Was digital eingesetzt und erstellt wird und mit dem Rechnungswesen zusammenhängt, muss den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) genügen und muss den Prüfern der Finanzverwaltung zugänglich gemacht werden.
Dies umfasst:  Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassen bzw. Registrier- und PC-Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, Fakturierungssysteme, Kostenrechnung, Zahlungsverkehrssysteme, Waagen, Taxameter, Zeiterfassungssysteme, Dokumenten-Management-Systeme, Archive, elektronische Fahrtenbücher, Rechnungseingangsbücher, elektronische Lieferscheine und auch Schnittstellen zwischen den Systemen.
Achtung: auch MS-Office-Produkte (Word, Outlook/E-Mail-Korrespondenz) können buchhaltungsrelevant sein und müssen in diesem Fall für die Finanzverwaltung zugänglich sein.
Lassen sie sich beraten: Der Steuerberater berät, welche Systeme betroffen sind. Er, bereitet die Daten für die Betriebsprüfung vor um im Rahmen von Betriebsprüfungen ggf. rechtzeitig einen – unzulässigen – Zugriff unterbinden kann.

Anforderungen an Systeme

Systeme müssen revisionssicher sein

Es muss sichergestellt werden, dass Dokumente nicht verändert werden beziehungsweise Änderungen protokolliert werden. Die Randnummer 107 und folgende. der GoBD sagt, dass das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungssystem „die Gewähr dafür bieten muss, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung und Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden.“
Dies gilt für alle Systeme, Sie müssen somit Daten unveränderbar abspeichern beziehungsweise vorgenommene Änderungen protokollieren.
Achtung bei Office- Produkten/Dateien: Eine Vielzahl von Betrieben schreibt Rechnungen in MS-Word, wandeln die Datei gegebenenfalls in ein PDF-Format um (damit ist das Word Dokument und MS-Word noch kein System im Sinn der GoBD) und versenden dieses per E-Mail. Der E-Mail-Austausch, zum Beispiel über einen Zahlungsabzug, lässt MS-Outlook zum relevanten System werden. Folglich ist der E-Mail-Verkehr, der besteuerungsrelevante Sachverhalte betrifft, über ein Dokumenten-Managementsystem revisionssicher abzuspeichern.

Durcheinander von Papier- und elektronischem Beleg vermeiden

Mischen sie nicht Papier- und elektronische Belege! Nur wenige Steuerpflichtige kommen noch ohne digitale (Eingangs-)Belege aus. Papierausdrucke von elektronischen Belegen werden von der Steuerverwaltung nicht anerkannt, da sie laut Randnummer 119 der GoBD zu einem formellen Fehler der Buchführung führen -  selbst wenn sie chronologisch einwandfrei und richtig bezeichnet erfolgt. Daher: Digitale Belege sind auch digital zu kontieren.
Angeblich planen daher einzelne Oberfinanzdirektionen Erleichterungen für Kleinstbetriebe, wenn sie nur eine geringe Anzahl von digitalen Belegen haben. Dazu wird die Einrichtung eines Dokumenten-Managersystems unerlässlich sein.
Scanweisung zu fertigen, aus der hervorgeht,
  • Wer scannen darf,
  • Zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (zum Beispiel Posteingang, während Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
  • Welches Schriftgut gescannt wird,
  • Ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung
  • Wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit
  • Wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat

Zeitgerecht und zeitnah aufzeichnen und verbuchen

Von den GoBD betroffene Steuerpflichtige müssen unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzeichnen. Kreditorische Buchungen sind innerhalb von acht Tagen zu erfassen. Kasseneinnahmen und –ausgaben sollen täglich erfasst werden. Bei bargeldintensiven Betrieben ist das ein „Muss“. Nach Randnummer 50 der GoBD hat die Buchung der Geschäftsvorfälle spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats zu erfolgen.
Hinweis: Sorgfalt ist auch bei der Lagerbuchhaltung wichtig. Handelsübliche Programme weisen zum Beispiel in einer Übersicht Warenausgang, Belegdatum, Buchungsdatum und Buchungsnummer aus. In der Praxis, sind Warenausgangs-, Beleg- und Buchungsdaten nicht synchronisiert und erfüllen die zeitlichen Anforderungen nicht.

Verfahrensdokumentation erstellen

Buchführungs- beziehungsweise aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige müssen eine Verfahrensdokumentation erstellen (Randnummer 151 und folgende der GoBD), aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
Die Verfahrungsdokumentationen müssen beinhalten:
  • Genaue Beschreibung der eingesetzten Kassen und Kassensysteme,
  • Bedienungsanleitung/Benutzerhandbuch,
  • Programmieranleitung,
  • Einrichtungsprotokolle,
  • Arbeitsanweisungen, zum Beispiel auch Scanvorschriften
  • Beschreibung der Kontrollmechanismen,
  • Beschreibung der Archivierungsfunktionen,
  • Protokolle über Einsatzorte und –zeiträume der Registierkassen.
Praxisleitfaden für Unternehmen – der AWV-Arbeitskreis 3.4 „Auslegung der GoBD beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ (siehe “Weitere Informationen”) veröffenlichte im Dezember 2018 den GoBD-Praxisleitfaden in der überarbeiteten Version 1.1. Im Rahmen des Updates wurde vom AWV-Arbeitskreis unter anderem das Kapitel mit dem Titel  „Verfahrensdokumentation und die Darstellung des GoBD-bezogenen internen Kontrollsystems (IKS)“ ergänzt.
Wie sich in der Praxis zeigt, sind wichtige Bestandteile für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation in den Unternehmen bereits vorhanden und müssen lediglich mit Blick auf die Verfahrensdokumentation aufbereitet werden. Die vorliegende Version des Leitfadens liefert Anhaltspunkte für die konkrete Herangehensweise und Informationen über die wesentlichen Inhalte der Verfahrensdokumentation.
Unterstützung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

Leitfaden Vertrieb gibt praktische Tipps

Wo sind die Schwachstellen in meinem Vertrieb? Welche Preise sind für meine Produkte angemessen und über welche Kanäle kann ich diese am besten vermarkten? Dieser Praxisleitfaden hilft Unternehmern, den eigenen Vertrieb zu verbessern.

Blickpunkt Vertrieb

Dieser Leitfaden soll kleinen und mittleren Unternehmen helfen, ihren Vertrieb zu überprüfen und Strukturen zu optimieren. Die Fragen beantwortet Martin Proba, Geschäftsbereichsleiter Unternehmen und Standort.
IHK: Herr Proba, um den Vertrieb müssen sich alle Betriebe Gedanken machen. Warum gibt es hierfür einen extra Leitfaden für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)?
Martin Proba: Unser Leitfaden richtet sich an den Unternehmer, der in seinem kleinen Team „Allrounder“ ist und praxisnahe Hinweise für das Tagesgeschäft im Vertrieb braucht. Ein funktionierender Vertrieb ist entscheidend, denn der Erfolg lässt sich direkt am Umsatz messen. Zufriedene Kunden kaufen und kommen wieder. Umso wichtiger ist es, dass KMU Schwachstellen in ihren Vertriebsstrukturen erkennen und beheben.
IHK: Was sind klassische Fehler, die kleine und mittlere Unternehmen im Vertrieb begehen?
Martin Proba: Der Klassiker ist, dass man nicht hält, was man verspricht: Die Qualität eines Produkts stimmt nicht, Termine werden nicht gehalten oder die Leistungsbeschreibung ist schwammig. Manchmal bieten Betriebe auch Dinge und Leistungen an, die die Kunden nicht verstehen – etwa, weil sie zu komplex sind. In einem Satz: Die Erwartungen des Kunden werden enttäuscht.
IHK: Was können wichtige Instrumente sein, um solche Fehler künftig zu vermeiden?
Martin Proba: Oft hilft es schon, das eigene Verhalten als Kunde zu reflektieren. Wenn ich mich ärgere, weil ich als Kunde warten muss oder wenn ich Leistungsbeschreibungen und Rechnungen nicht verstehe, werden meine Kunden dies in ihrer Situation wahrscheinlich ähnlich empfinden. Daher gilt es, herauszufinden, was die Kunden erwarten. Hilfreich ist außerdem der kritische Blick in den eigenen Betrieb: Welche Produkte oder Leistungen gefragt sind, lässt sich an den Umsätzen ablesen.
IHK: Welche Chancen und Möglichkeiten im Vertrieb von KMU ergeben sich durch Digitalisierung und Industrie 4.0?
Martin Proba: Digitalisierung kann helfen, Routinen und Standardprozesse im Vertrieb zu automatisieren, sodass sie weniger zeit- und personalintensiv sind. Dazu zählt die regelmäßige Ansprache von Kunden. Diese lässt sich mit dem entsprechenden Vermerk im elektronischen Terminkalender leicht organisieren. Gleiches gilt für die Aussendung von Akquise-Schreiben zu Sonderaktionen. Digitalisierung hilft aber auch, die Kundendatenbank als „Wissens-Steinbruch“ zu nutzen. So besteht die Möglichkeit, den Kunden genau die Angebote zu kommen zu lassen, die sie interessieren. Zudem lässt sich damit Geld sparen, weil Unternehmer die Streuverluste der Werbung im Vertrieb reduzieren. Geld spart auch, den Katalog online vorzuhalten, anstatt regelmäßig Drucksachen zu produzieren und zu versenden.

Weitere Informationen

Die IHK Darmstadt Rhein Main Neckar bietet neben dem Leitfaden „Vertrieb“ (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 326 KB) weitere Leitfäden, darunter zu den Themen Personalgewinnung und Finanzierung. Beide bieten auf einen Blick wichtige Grundlagen für kleine und mittlere Unternehmen.
Haben Sie Interesse die Leitfäden als Broschüren zu erhalten? Dann melden Sie sich bei Angela Schröter (Telefon: 06151 871-1162, E-Mail: schroeter@darmstadt.ihk.de).
Broschüre

Vertriebsleitfaden

Broschüre

Leitfaden Vertrieb für KMU

Vertrieb ist für Betriebe entscheidend. Der Leitfaden hilft, die eigenen Strukturen zu überprüfen und Fehler zu vermeiden, damit im Zeitalter der Digitalisierung die Geschäfte besser laufen.

Merkblatt

IT-Sicherheit für kleine und mittlere Unternehmen

Schadsoftware und Datenklau sind Bedrohungen, denen auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ausgesetzt sind. Totale Sicherheit gibt es nicht. Massive Sicherheitsmaßnahmen übersteigen oft das Budget von KMU. Mit einigen Maßnahmen kann man sich aber wirkungsvoll absichern.

Organisatorische Maßnahmen

  • Verantwortlichkeiten im Unternehmen müssen klar geregelt sein:
    • An wen können/müssen sich Mitarbeiter wenden, wenn Fragen oder Probleme mit der IT-Sicherheit auftauchen?
    • Wer ist bei einem IT-Sicherheitsvorfall zu informieren?
  • Schulen Sie die Mitarbeitenden regelmäßig zur IT-Sicherheit.

Technische Maßnahmen

  • Auf jedem Computer sollte ein Virenschutz installiert sein, der regelmäßig aktualisiert wird.
  • Installieren Sie einen Spam-Filter. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, Spam E-Mails zu blockieren.
  • Verwenden Sie auf jedem Computer eine Firewall. Schützen Sie zudem Ihr Unternehmensnetzwerk gegenüber dem Internet mit einer zusätzlichen Firewall. Standard der Firewall sollte sein, dass jeglicher eingehender und ausgehender Datenverkehr unterbunden wird, es sei denn, er ist explizit (durch eine Firewall-Regel) autorisiert.
  • Trotz des Virenschutzes sollte regelmäßig ein System-Scan durchgeführt werden.
  • Machen Sie ein tägliches Back-up der Daten und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort über einen bestimmten Zeitraum auf.
  • Teilen (segmentieren) Sie Ihr Netzwerk. Buchhaltung und Personalabteilung sollten von den anderen Computern im allgemeinen Netzwerk nicht erreichbar sein und in eigenen Netzwerken organisiert werden.
  • Stellen Sie sicher, dass potenziell schädliche E-Mail Anhänge bereits auf Ihrem E-Mail-Gateway blockiert und/oder gefiltert werden. Gefährliche E-Mail Anhänge verwenden unter anderem folgende Dateiendungen: .js (JavaScript), .jar (Java), .bat (Batch file), .exe (Windows executable), .cpl (Control Panel), .scr (Screensaver), .com (COM file), .pif (Program Information File), .vbs (Visual Basic Script), .ps1 (Windows PowerShell), .wsf (Windows Script File), .docm (Microsoft Word mit Makros), .xlsm (Microsoft Excel mit Makros), .pptm (Microsoft PowerPoint mit Makros).
  • Lassen Sie keine USB-Sticks an den Computern zu, die nicht vorher auf Viren gescannt wurden.
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Computer auf Anbauteile, Stecker, … die nicht vom Unternehmen installiert wurden.
  • Festplattenverschlüsselung.
  • Verwendung von sicheren Passwörtern.
  • Laptops auf keinen Fall unbeaufsichtigt stehen lassen.
  • Sichtschutzfolie verwenden (hilfreich für die Sicherheit beim Arbeiten im Zug, Flugzeug, …).
Einfach erklärt

Nachfolgefahrplan – so regeln Sie Ihre Unternehmensnachfolge!

Die Situation: Für viele kleine und mittlere Betriebe ist es häufig schwer, geeignete Nachfolger zu finden. Was tun, wenn niemand aus den eigenen Reihen an der Übernahme des Familienbetriebs interessiert sind?
Hinzu kommen einige weitere Faktoren, die die Situation erschweren können:
  • Qualifizierte Fachkräfte ziehen einen sicheren Job einer Betriebsübernahme vor.
  • Unternehmer*innen beschäftigen sich häufig zu spät mit der Nachfolge.
  • einige Betriebe sind nicht übergabefähig, weil sie nicht ausreichend attraktiv für potenzielle Nachfolger*innen sind; beispielsweise durch:
    •  hohe Abhängigkeit vom bisherigen Inhaber oder von nur einem Kunden/Lieferanten,
    • geringe Rentabilität
    • eine veraltete Geschäftsausstattung
    • eine ungünstige Altersstruktur qualifizierter Fachkräfte oder
    • eine fehlende zweite Führungsebene
  • Investitionsstau
  • fehlende Finanzierung der Übergabe
Unternehmer*innen, die ihre Nachfolge angehen wollen, finden im folgenden Film Tipps, was sie alles beachten und regeln müssen.
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  • Außerdem zeigt der Nachfolgefahrplan einfach optisch aufbereitet den Verlauf einer Nachfolge; bei jeder Station gibt es nützliche Hinweise.
  • Weitere Unterstützung bietet auch unsere kostenfreie Nachfolgesprechstunde mit externen Berater*innen. Buchen Sie hier Ihren persönlichen Termin.
Betrieblicher Alltag

IHK-Werkstattgespräche

Mit den “Werkstattgesprächen online” informieren Sie sich schnell und kompakt zu aktuellen Themen rund um die Unternehmensführung. Direkt an Ihrem Arbeitsplatz oder im Homeoffice erhalten Sie konkrete, praxisorientierte Hilfestellung zu Fragen aus den Bereichen Finanzierung und Förderung, Digitalisierung, Vertrags- oder Arbeitsrecht, Öffentlichkeitsarbeit oder Außenwirtschaft.
Die Berater der IHK Darmstadt führen in das jeweilige Thema ein und geben Ihnen Tipps, die im betrieblichen Alltag schnell umgesetzt werden können. Anschließend ist Zeit, Ihre Fragen zu stellen und mit dem Referenten und den anderen Teilnehmern zu diskutieren. So sind die maximal 60 Minuten pro Veranstaltung effizient genutzt.
Technische Voraussetzungen: Sie benötigen einen PC oder Laptop, ein Smartphone oder einen Tablet-PC mit einer stabilen Internetverbindung und bestenfalls ein Headset, also einen Kopfhörer mit Mikrofon. Wenn Sie nur zuhören möchten, genügt ein Lautsprecher.
Schritt 5

Businessplan

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Einführung

Ein sorgfältig ausgearbeiteter Businessplan ist die Grundlage für Ihren erfolgreichen Start in die Selbständigkeit. Er hilft Ihnen, die wirtschaftlichen Erfolgsaussichten Ihres Vorhabens richtig einzuschätzen, und dient den Kreditinstituten, der Handelskammer oder anderen externen Stellen als Grundlage, die Realisierbarkeit des Existenzgründungsvorhabens zu prüfen. Zum Businessplan gehören:
  • Konzept (Beschreibung des Vorhabens)
  • Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan
  • Rentabilitätsvorschau (Umsatz-, Kosten- und Gewinnerwartungen)
  • Lebenslauf (Ausbildung, beruflicher Werdegang, Branchenerfahrung, tabellarisch)
Sofern erforderlich:
  • Liquiditätsplanung (Gegenüberstellung von Ein- und Auszahlungen, Vordruck)
  • Mietvertrag, Gesellschaftsvertrag (gegebenenfalls Entwürfe)
  • Kaufvertrag, Bilanzen/Jahresabschlüsse, aktuelle betriebswirtschaftlichen Auswertung
    (bei Firmenkauf /Beteiligung)
  • Kooperationsvertrag (zum Beispiel: Franchise-Vertrag, gegebenenfalls Entwurf)
Tipp: Bevor Sie mit der Beschreibung des Vorhabens beginnen ist es hilfreich, das Projekt beziehungsweise die Idee gründlich zu überdenken. Dabei geht es darum, die wichtigsten Kriterien für eine erfolgreiche Gründung stichwortartig festzuhalten, zum Beispiel: Schlüsselpartner oder Vertriebskanäle. Praktisches Werkzeug dafür ist eine Vorlage zum "Business Model Canvas".
Quellen:
Für weitere Fragen steht Ihnen unsere Individualberatung zur Verfügung. Ihren Wunschtermin können Sie online buchen.
Tipp: Die Gründungswerkstatt Hessen bietet eine gute Möglichkeit, einen Businessplan online zu erstellen. Dort können Sie anhand von Vorlagen Ihr Unternehmenskonzept und den Finanzplan ausarbeiten. Auf Wunsch erhalten Sie dazu individuelles Feedback von uns, sofern die Unternehmensgründung im Bereich der Industrie- und Handelskammer (IHK) Darmstadt erfolgt. Dieses Angebot ist kostenfrei und steht auch in anderen IHK-Bezirken zur Verfügung.

Konzept

Eine präzise Beschreibung des Vorhabens bildet den Kern jedes Gründungskonzeptes. Darin sollten Sie so kurz wie möglich, aber auch so ausführlich wie nötig die wesentlichen Elemente Ihrer Geschäftsidee verständlich zusammenfassen. Je nach Art Ihrer künftigen Tätigkeit werden die Schwerpunkte in der Beschreibung variieren. Machen Sie deutlich, welche besondere Zielsetzung Sie haben und wie Sie sich von der Konkurrenz abheben. Inhalte eines guten Konzeptes sind:
  1. Zusammenfassung
  2. Angaben zum Unternehmen, wie:
    - Vision, Ziele und Strategie
    - Gründer/Gesellschafter inklusive Lebenslauf
    - Standort
    - Rechtsform
    - Mitarbeiter
  3. Produkte und Dienstleistungen
  4. Branche, Wettbewerb und Zielgruppe
  5. Marketing und Vertriebsstrategie
  6. Umsetzungsplan und Meilensteine
  7. Chancen und Risiken
  8. Finanzieller Teil (für drei bis fünf Jahre geplant mit Kapitalbedarf, Liquiditätsplan und Rentabilitätsvorschau)
  9. Anhang
Tipp: Haben Sie die wichtigsten Aspekte Ihres Vorhabens nachvollziehbar auf den Punkt gebracht? Verzichten Sie auf zu weitschweifige Darstellungen. Nur in besonderen Fällen, beispielsweise bei innovativen oder bisher unbekannten Geschäftsideen, empfiehlt es sich, zusätzliche Hintergrundinformationen (zum Beispiel: Presseberichte, Studien und ähnliches) beizufügen.

Kapitalbedarfsplan

Dort hinein gehören
Investitionen:
  • Grundstücke und Gebäude
  • Renovierungskosten/Nebenkosten
  • Betriebsausstattung (Büroeinrichtung, Maschinen und so weiter)
  • Fahrzeuge
  • Warenerstausstattung
  • Kaufpreis/Übernahmepreis
Gründungsnebenkosten (einmalige):
  • Mietkaution
  • Patent-, Lizenz-, Franchisegebühr
  • Beratungen
  • Notar/Handelsregister
  • Markteinführung
  • Sonstiges
Betriebsmittel:
  • Anlaufkosten
  • Courtage
  • Vorfinanzierung von Aufträgen/Forderungen
  • Sonstiges (eventuell Reserven für Lebensunterhalt)
Tipp: Tragen Sie für Ihre Investitionen und Gründungsnebenkosten die voraussichtlichen Beträge ein, die einmalig zur Gründung oder Betriebsübernahme anfallen. Kalkulieren Sie demgegenüber Ihren Betriebsmittelbedarf – möglichst durch einen Liquiditätsplan unterlegt - für die Anlaufphase und planen Sie nicht zu knapp. Viele Gründungen scheitern wegen einer unzureichenden Kapitalausstattung!

Finanzierungsplan

Eigenmittel:
  • Barvermögen
  • Sacheinlagen/Eigenleistungen (aktivierungsfähige)
  • Verwandtendarlehen/Drittmittel (langfristig, ungesichert)
  • Beteiligungskapital
Fremdmittel (nach Beratung durch Bank, KfW, IHK):
  • Mikrodarlehen
  • Startgeld
  • European Recovery Programme (ERP) – Kapital für Gründung
  • ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit
  • Hausbank
  • Sonstige Finanzierungsmittel
Tipp: Ihre Eigenmittel bilden die Grundlage für eine solide Unternehmensfinanzierung. Sie sollten in angemessenem Umfang (mindestens 15 Prozent) eingesetzt werden, um eine möglichst krisenfeste Finanzierung zu erreichen. Prüfen Sie, ob günstige staatliche Finanzierungshilfen wie Darlehen, Zuschüsse, Beteiligungen, Bürgschaften in Frage kommen.
Quellen:

Rentabilitätsvorschau

Ein Muster der Rentabilitätsvorschau finden Sie unter den Downloads.
Wenn auch eine derartige Planung naturgemäß mit Unwägbarkeiten behaftet ist, so sollten Sie doch in der Lage sein, die Erfolgschancen Ihres Leistungsangebotes möglichst realistisch einzuschätzen. Daraus beantwortet sich die zentrale Frage, ob Sie mit Ihrem Vorhaben eine tragfähige Vollexistenz erreichen und Ihren künftigen finanziellen Verpflichtungen nachkommen können.
Beachten Sie, dass Ihre geschäftlichen Erwartungen mit Ihren individuellen betrieblichen Kapazitäten übereinstimmen. Erläutern Sie Ihre Umsatzprognose (Menge, Preis der Produkte/Dienstleistungen). Da der Geschäftserfolg in der Aufbauphase meist geringer und später als geplant eintritt, sollten Sie eine zu optimistische Darstellung vermeiden. Lassen sich die Absatzchancen für Ihre Produkte/Dienstleistungen nur schwer abschätzen, bietet eine zunächst auf Kostendeckung angelegte Planung eine grobe Orientierung.
Berücksichtigen Sie für die Erstellung Ihrer Ertragsvorschau bitte folgende Hinweise:
  • Umsätze (beziehungsweise Erlöse, Provisionen), Waren- und Materialeinsatz ohne Mehrwertsteuer ansetzen
  • Für Unternehmen mit unterschiedlichen Geschäftszweigen (zum Beispiel: Handel und Dienstleistungen) sollten die Umsätze/Erlöse separat ausgewiesen werden
  • Alle Kosten beziehen sich auf den Gewerbebetrieb, nicht auf den privaten Sektor
  • Die Personalkosten sollten nicht nur die Bruttogehälter und –löhne enthalten, sondern auch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und freiwillige soziale Aufwendungen
  • Berücksichtigen Sie in der Ertragsvorschau die Kreditzinsen; die Tilgungsbeträge sind von den Überschüssen aufzubringen
  • Abschreibungen sind der Begriff für die Absetzung kalkulatorischer Beträge für die Abnutzung der Sachanlagen; sie umfassen auch die Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter
Für die Prognose Ihrer Umsätze, Kosten und Gewinne sollten Sie möglichst eigene Erfahrungen einbringen oder auch erfahrene Fachleute (Unternehmensberater, Steuerberater, Bekannte mit Branchenkenntnis und so weiter) hinzuziehen. Über bestimmte Branchen, zum Beispiel im Einzelhandel, liegen Betriebsvergleichsergebnisse vor, die Ihnen Anhaltspunkte für die eigene Planung bieten können. Diese Informationsquellen sind bei unserer Industrie- und Handelskammer oder den Fachverbänden zu erfragen. Eine Checkliste für eine Rentabilitätsvorschau finden Sie unter den Downloads.

Liquiditätsplanung

Um frühzeitig finanzielle Engpässe festzustellen, ist die Planung der verfügbaren flüssigen Mittel (Liquidität) für die ersten Monate äußerst wichtig. Die Planung beginnt mit dem Anfangsbestand der flüssigen Mittel (Summe aller Kontostände) und summiert alle erwarteten Einzahlungen, beispielsweise aus Umsätzen, sowie zu erwartende Auszahlungen, beispielsweise für Einkäufe, Tilgungen, Löhnen und gegebenenfalls Privatentnahmen bei Einzelunternehmen. Diesen Endbestand wird den eingeräumten kurzfristigen Kreditlinien (sofern vorhanden) gegenübergestellt. So lässt sich feststellen, ob planerisch noch freie Reserven bestehen oder die Kreditlinien voraussichtlich überzogen werden. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, früher zu reagieren. Ein Muster der Liquiditätsplanung finden Sie unter den Downloads.

Zu beantragen

Identifikation: Notwendige Nummern für Unternehmen

Steuernummer

Die wichtigste Nummer und auch die am häufigsten nachgefragte ist zweifelsfrei die Steuernummer, die Sie auf Ihren Rechnungen angeben müssen. Mit der Gewerbeanmeldung erhält das Finanzamt automatisch eine Information. Gründer müssen trotzdem aktiv werden und sich selbst anmelden. Die Anmeldung erfolgt mittels des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Das Formular muss online über das ELSTER-Portal ausgefüllt und eingereicht werden. Die Anmeldung muss innerhalb von einem Monat nach der Gewerbeanmeldung erfolgen. Nachdem das Finanzamt den Fragebogen erhalten hat, teilt es die betriebliche Steuernummer mit.
Auf dem Fragebogen sind vor allem Angaben zu geplanten Umsätzen und Gewinnen zu machen. Gehen Sie bei der Berechnung dieser Werte vorsichtig vor, da hiervon zunächst die Höhe Ihrer Einkommen- und Gewerbesteuer abhängig ist.
Freiberufler hingegen wenden sich mit einem formlosen Schreiben an das Finanzamt und bitten um Zuteilung einer "Steuernummer wegen künftiger freiberuflicher Tätigkeit". Hier prüft das Finanzamt, ob die freiberufliche Tätigkeit gegeben ist und erteilt dann die Steuernummer.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID)

Werden innergemeinschaftliche Lieferungen mit dem Ausland getätigt, braucht man eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese erteilt das Bundeszentralamt für Steuern. Über die Homepage kann die Nummer beantragt werden.

Betriebsnummer

Für die Einstellung von Mitarbeitern ist eine sogenannte Betriebsnummer erforderlich. Die Vergabe der Betriebsnummern sowie die Erfassung der in diesem Zusammenhang erforderlichen Betriebsdaten erfolgt durch den Betriebsnummern-Service (BNS) der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken. Anträge können telefonisch oder schriftlich (E-Mail, Fax, Post, Antrag/PDF-Version und Online-Antrag) gestellt werden. Auf der Homepage der Agentur für Arbeit finden Sie weitere Informationen.
Bei schriftlicher Beantragung einer Betriebsnummer beträgt die derzeitige Bearbeitungsdauer etwa drei Arbeitstage. Bitte reichen Sie den Antrag auf Vergabe einer Betriebsnummer daher rechtzeitig und nicht mehrfach ein, da dies die Bearbeitungsdauer verzögern kann. Insbesondere in den Monaten Januar und Februar kann saisonbedingt die Bearbeitungszeit im Einzelfall über der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer liegen. Der Betriebsnummer kommt eine hohe Bedeutung im Zusammenhang mit der Erstellung der Beschäftigungsstatistik zu. Sie wird daher nach bestimmten Grundsätzen vergeben. Bitte beachten Sie auch, dass Arbeitgeber nach Paragraf 5 Absatz 5 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) verpflichtet sind, alle Änderungen der Betriebsdaten dem Betriebsnummern-Service mitzuteilen.

EORI-Nummer

Möchte ein Unternehmen ins Drittland exportieren oder aus dem Drittland importieren, benötigt es im ersten Schritt eine sogenannte EORI-Nummer (zur Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten gegenüber den Zollbehörden). Diese Nummer wird mit dem Formular 0870 beim Informations- und Wissensmanagement Zoll in Dresden angefordert. Weitere Nummern (zum Beispiel Bewilligungsnummern) können gegebenenfalls mit der Zeit folgen.
Existenzgründung aus der Arbeitslosigkeit

Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit

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Sie sind aktuell arbeitslos und wollen sich selbständig machen?

Mit dem Gründungszuschuss kann die Agentur für Arbeit den Sprung aus der Arbeitslosigkeit (ALG I) in die Selbständigkeit fördern. Der Gründungszuschuss dient der Sicherung des Lebensunterhalts und zur sozialen Absicherung in der Startphase der Existenzgründung. Ein großer Vorteil: Der Zuschuss ist steuerfrei und muss im Anschluss nicht zurückgezahlt werden. Doch Achtung, das Zuschussprogramm ist eine Ermessensleistung der Argentur für Arbeit. Die Rechtsgrundlage ist der Paragraf 93 des Sozialgesetzbuch III.

Wer kann einen Antrag stellen?

ALG I-Empfänger mit einem Restanspruch auf Arbeitslosengeld von mindestens 150 Tagen. Die Antragstellung ist ab dem ersten Tag der Arbeitslosigkeit möglich.
Menschen mit Behinderungen im Sinne des Paragrafen 19 SGB III können auch dann einen Gründungszuschuss erhalten, wenn sie einen Anspruch von weniger als 150 Tagen oder keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld haben.

Was ist noch zu beachten?

  • Der Antrag ist vor der Aufnahme der selbständigen Tätigkeit zuständigen Agentur für Arbeit zu stellen, die anschließend den personalisierten Antragsvordruck ausfertigt.
  • Der Gründungszuschuss kann längstens bis zum Erreichen der Regelaltersgrenze für die Altersrente gezahlt werden.
  • Arbeitnehmer, die ohne wichtigen Grund ihr bestehendes Arbeitsverhältnis selbst kündigen, erhalten für die Dauer von drei Monaten keine Förderung.

Wie hoch ist die Förderung?

Der Gründungszuschuss wird in zwei Phasen ausgezahlt:
  • 1. Phase - sechs Monate: Zur Sicherung des Lebensunterhalts wird der Zuschuss in Höhe des zuletzt bezogenen Arbeitslosengeldes (ALG I) plus 300 Euro zur sozialen Absicherung gewährt.
  • 2. Phase - weitere neun Monate: Eine Monatspauschale von 300 Euro kann als Zuschuss zur sozialen Absicherung direkt bei der Agentur für Arbeit beantragt werden. Der Nachweis einer intensiven Geschäftstätigkeit und eine hauptberufliche unternehmerische Aktivitäten sind erforderlich.
Rechnen Sie hier die Höhe dea Anspuchs auf Arbeitsloseng I aus: Selbstberechnungsprogramm der Bundesagentur für Arbeit.

Weitere Voraussetzungen

  • Kenntnisse und Fähigkeiten zur Ausübung der selbständigen Tätigkeit.
  • Gründung muss im Haupterwerb erfolgen und einen Arbeitsumfang von mindestens 15 Stunden pro Woche aufweisen.
  • Der Nachweis der Tragfähigkeit der Existenzgründung muss über eine fachkundige Stelle erfolgen.

Wer kann die Stellungnahme ausfertigen?

  • Industrie- und Handelskammern,
  • Handwerkskammern,
  • berufsständische Organisationen (zum Beispiel Architekten-, Ingenieurkammer),
  • Fachverbände,
  • Kreditinstitute,
  • Steuerberater,
  • Wirtschaftsprüfer,
  • Unternehmensberater,
  • örtliche Wirtschaftsförderung.
Bitte im Vorfeld mit der Agentur für Arbeit abstimmen, von welcher fachkundigen Stelle die erforderliche Stellungnahme akzeptiert wird.

Welche Unterlagen benötigen wir für die Stellungnahme?

Nachdem Sie die personalisierten Antragsformulare von der Agentur für Arbeit erhalten haben, reichen Sie uns postalisch oder per E-Mail folgende Unterlagen (vollständig):
  • personalisierter Originalantrag der Agentur für Arbeit (Vordruck „Anforderung der Stellungnahme einer fachkundigen Stelle“ unterzeichnet von dem Antragstellenden sowie der Vordruck: „Stellungnahme der fachkundigen Stelle zur Tragfähigkeit der Gründung“).
  • Aussagefähige Beschreibung des Vorhabens beziehungsweise der Geschäftsidee (mindestens aus fünf bis sechs Seiten).
  • Privater Finanzbedarf, Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan.
  • Umsatz- und Liquiditätsvorschau für die ersten drei Jahre, das erste Jahr (mindestems zwölf Monate) mit monatlicher Vorschau.
  • Tabellarischen Lebenslauf.
  • Nachweis der fachlichen Eignung: Zeugnisse, Arbeitszeugnisse und Genehmigungen.
  • Falls erforderlich, die Begründung der letzten Geschäftsaufgabe/n. 
Nach Eingang der vollständigen Unterlagen beträgt die Bearbeitungszeit circa eine bis zwei Wochen für die Prüfung und anschließende Ausfertigung der Stellungnahme. Die Anträge werden nach Eingangsdatum bearbeitet.
Im Online-Tool, Gründungswerkstatt Hessen, können Sie kostenfrei und mit Unterstützung Ihren Businessplan erstellen. Rechts unter 'weitere Informationen' finden Sie ebenfalls hilfreiche Tipps zur Businessplan-Erstellung.

Kosten der fachkundigen Stellungnahme

Für den Aufwand der Prüfung des Gründungsvorhabens und die anschließende Ausfertigung der Stellungnahme stellt die IHK Darmstadt eine Gebühr in Rechnung:
  • Für künftige IHK Mitglieder (gewerblich) in Höhe von 120 Euro (inklusive Umsatzsteuer),
  • für Freiberufler 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer).
Die Rechnungsstellung erfolgt im Anschluss an die Ausfertigung der Stellungnahme.

Sie erhalten Arbeitslosengeld II?

Arbeitslosengeld (ALG)-II Bezieher können bei ihrer Existenzgründung mit dem Einstiegsgeld gefördert werden. Das Einstiegsgeld wird als Zuschuss zum ALG-II vom Jobcenter beziehungsweise der ARGE (Sozialamt und Agentur für Arbeit) bezahlt. Dieser Zuschuss muss nicht zurückbezahlt werden. Den Gründungszuschuss können ALG-II Empfänger allerdings in der Regel nicht erhalten.
ARGEN und Jobcenter gewähren im Rahmen von Einstiegsgeld ergänzend zum ALG-II in der Regel für die Dauer von sechs bis zwölf Monaten die Hälfte der ALG-II-Regelleistung als Zuschuss. Grundsätzlich kann Einstiegsgeld für maximal 24 Monate bewilligt werden.
Wichtig: Überzeugen Sie Ihren Fallmanager von der beabsichtigten Selbständigkeit, denn einen Rechtsanspruch auf Einstiegsgeld gibt es nicht!
Anders als beim Gründungszuschuss ist für die Beantragung von Einstiegsgeld vom Gesetzgeber keine Stellungnahme bzw. Vorlage eines Unternehmenskonzeptes bzw. Businessplans vorgeschrieben. Allerdings verlangen ARGEN und Jobcenter häufig dessen Erstellung und Prüfung (Stellungnahme).
Die IHK Darmstadt kann bei Anträgen auf Einstiegsgeld mangels gesetzlicher Grundlage grundsätzlich keine Stellungnahme zum Unternehmenskonzept abgeben.
Mögliche Anlaufstellen, die für die Beurteilung des Unternehmenskonzeptes in Frage kommen, finden Sie oben unter dem Punkt "Wer kann die Stellungnahme erstellen?" oder wenden Sie sich an Ihre örtliche Wirtschaftsförderung.
Kleine und mittlere Unternehmen

Tipps zur Personalgewinnung

Da seit Jahren mehr Menschen in den Ruhestand gehen als auf den Arbeitsmarkt nachrücken, hat die Industrie- und Handlskammer (IHK) Darmstadt diesen „Leitfaden Personalgewinnung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)“ entwickelt. Er beantwortet Fragen zur Personalgewinnung und erläutert, worauf insbesondere kleine und mittlere Unternehmen achten sollten.

Warum ein Leitfaden extra für kleine und mittlere Unternehmen?

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben ganz andere Probleme als große Konzerne. Sie suchen nicht ständig und keine große Zahl an Ingenieuren, sondern vielleicht alle zehn bis zwanzig Jahre einen. Aber obwohl sich die Suche nach Nachwuchstalenten zunehmend schwieriger gestaltet, sind viele nicht vorbereitet, wenn sie dann plötzlich neue Mitarbeiter benötigen.

Wie hilft der Leitfaden weiter?

Unternehmer*innen, die bereits ihr Personal aufstocken müssen oder auch eine langfristige Personalstrategie entwickeln wollen, finden in dem Dokument die wichtigsten Handlungsfelder. Dabei ist der Leitfaden bewusst nicht wissenschaftlich, sondern praktisch aufgebaut. Kontrollfragen zu jedem Themenbereich erleichtern das Vorgehen, aber wer dann noch Fragen hat, kann sich jederzeit gerne an die entsprechenden Ansprechpartner*innen in der IHK Darmstadt wenden. Die jeweiligen Kontaktdaten sind gleich mit angegeben.

Wie lässt sich denn konkret eine Personalstrategie aufbauen?

Man hört immer wieder von Fällen, in denen Beschäftigte „überraschend“ ihren 65. Geburtstag feiern – aber Personalgewinnung geht nicht auf Knopfdruck. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten ihren Personalbedarf für mindestens fünf Jahre im Voraus analysieren. Dabei hilft beispielsweise der IHK-Demografierechner. Und natürlich sollten sie sich genau überlegen, in welche Richtung ihre Firma gehen soll und welche Qualifikationen dafür benötigt werden beziehungsweise welche freiwerdende Stelle im Zweifel auch nicht mehr besetzt werden muss. Dann können sie spezifische Maßnahmen ergreifen. Welche, zeigt der Leitfaden.

Worauf sollte man besonders achten?

Eine auf mehrere Jahre ausgerichtete Personalstrategie hängt eng zusammen mit kontinuierlicher Medienpräsenz. Firmen sollten in ihrer Region schon bekannt sein, bevor sie Nachwuchs suchen. Dabei hilft es nicht, eine Stellenanzeige für Ingenieur*innen im Morgenblättchen des eigenen Ortes zu platzieren. Dafür beispielsweise die Frankfurter Allgemeine Zeitung das richtige Medium. Trotzdem sollte ich zum Beispiel die mir erteilte Baugenehmigung oder die neue Solaranlage auf dem Dach, die die Ökobilanz verbessert, im Ortsblatt vorstellen, denn so erreiche ich auch potenzielle Azubis und Nachwuchs aus der Region.
Man sollte sich aber ruhig auch in soziale Netzwerke wie beispielsweise Facebook, Instagram oder TikTok vorwagen, wo junge Leute nun einmal viel Zeit verbringen. Ein pfiffiges YouTube-Video mit einem Azubi, der die Firma vorstellt und dann über Mundpropaganda seinen Altersgenossen von dem Video erzählt, kann durchaus etwas bewegen. Behalten Sie auch Entwicklungen auf verschiedenen Bewertungsportalen (Kununu, Berwertungen über Google) im Blick, um auf Kritik reagieren zu können.

Wie können sich kleine und mittlere Unternehmen von der Konkurrenz der Großen abheben?

Sie sollten ihre Alleinstellungsmerkmale klar hervorheben: In kleinen Firmen gibt es flache Hierarchien, die Mitarbeiter können im Zweifel sehr viel schneller Verantwortung übernehmen, und meist ist der Arbeitsplatz sicherer. Das sind deutliche Vorteile, die wertgeschätzt werden, und entsprechend sollten sie in Stellenausschreibungen und Bewerbungsgesprächen erwähnt werden. Man könnte etwa von einem Mitarbeiter berichten, der ein Projekt im Ausland übernommen hat, auf dessen Basis der Betrieb heute so und so viel Prozent Umsatz macht, oder ähnliches. Nicht zuletzt sind gerade kleine Unternehmen in Bezug auf flexible Arbeitszeiten wesentlich weiter, weil die Chefinnen und Chefs näher an ihren Mitarbeiter*innen dran sind. Bei persönlichen Problemen spricht man miteinander und findet eher spontane, unbürokratische Lösungen. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer entscheiden heute bei der Wahl ihrer Arbeitgeber*innen nicht mehr nur nach der Höhe des Gehalts. Es wird Wert gelegt auf ein gegenseitiges Geben und Nehmen, und darüber sollte man in jedem Fall reden.
Bitte nehmen Sie Kontakt auf, wenn Sie ein Einzelexemplar in gedruckter Form wünschen.

Download: Leitfaden Personalgewinnung